Giriş ve Genel Bilgilendirme
Fenerbahçe Kulübü, seçimli olağanüstü genel kurul toplantısı talebine ilişkin imza beyannamelerinin teslimi, muhafazası, sayımı ve raporlanması aşamalarında uygulanan detaylı prosedürleri kamuoyuyla paylaşmaktadır. Bu kapsamda, tüzük hükümleri ve kulüp içi düzenlemeler doğrultusunda belirlenen süreçler aşağıda titizlikle açıklanmıştır.
İmza Beyannamelerinin Teslim Edilme Süreci
Beyannamelerin kulübe teslim edilmesi dört farklı yöntemle gerçekleştirilebilir:
- Noter kanalıyla posta yoluyla teslim
- Yüksek Divan Kurulu eliyle doğrudan teslim
- Üyelerin şahsen teslimi
- Toplu teslim yoluyla birden fazla üyenin beyanatlarının birlikte teslim edilmesi
Teslimler, gün içerisinde saat 09.00 ile 21.00 saatleri arasında kabul edilecektir. Toplu teslimler sırasında, ilgili yetkililer ve Yüksek Divan Kurulu görevlileri beraberinde, üyelerin bilgilerini içeren ve imza beyannamelerine ait detayların yer aldığı Excel listelerini hem basılı hem de dijital formatta Genel Sekreterlik e-posta adresine göndereceklerdir. Bu liste; T.C. Kimlik Numarası, ad-soyadı, üye numarası, yevmiye numarası ve noter bilgisi gibi detayları içermelidir.
İmzaların Kontrol ve Kayıt Süreci
Alınan beyannameler, imza teslim tutanaklarıyla birlikte detaylı bir şekilde kontrol edilerek resmi kayıtlara geçirilir. Toplu teslimlerde, öncelikle Excel listesi ile beyannameler karşılaştırılır; böylece şekli uygunluk ve tutarlılık sağlanır. Beyannamelerin geçerli ya da geçersiz olup olmadığı, detaylı kontroller sonunda belirlenir ve bu süreç, teslim sırasında değil, sonrasında yapılacak incelemelerle netleşir. Evrakların kayıt altına alınması sırasında, evrak kayıt numarası, beyanname sayısının yüksekliği nedeniyle, teslim anında değil, kontrol ve onay süreçleri tamamlandıktan sonra verilecektir.
Kontrol ve Güvenlik Protokolleri
Teslim alınan beyannameler, Üye İlişkileri Birimi’nin arşiv odasında güvenli bir ortamda muhafaza edilir. Güvenlik önlemleri kapsamında, odanın ses ve görüntü kayıt sistemleri 24 saat kesintisiz olarak çalışır ve KVKK hükümleri gözetilerek arşiv güvenliği sağlanır. Ayrıca, evraklar Sicil Kurulu’na teslim edilmek üzere, güvenli bir tutanak eşliğinde Genel Sekreterlik tarafından düzenlenir. Kontrol aşamasında, üyelik bilgileri ve noter kaydı detayları dikkatlice denetlenir ve herhangi bir uygunsuzluk veya hata tespit edilirse, raporlar hazırlanarak Yönetim Kurulu’na sunulur.
İletişim ve Kamuoyu Bilgilendirmeleri
Teslim edilen beyannamelere ilişkin gelişmeler ve genel bilgilendirmeler, öncelikle Genel Sekreterlik tarafından yapılır. Üyelerle iletişim, Üye İlişkileri Birimi tarafından SMS ve telefon aracılığıyla sağlanır. Ayrıca, imza beyannamelerinde herhangi bir hata veya geçersizlik durumunda, üyelerle telefon yoluyla iletişime geçilir ve gerekirse, düzeltme veya ek bilgi talep edilir. Olağanüstü Genel Kurul çağrı sürecine ilişkin tüm soru ve talepler, yine Genel Sekreterlik tarafından yanıtlanır.
Sonuç Raporlama ve Analiz Süreci
Oluşturulan sonuç raporunda, aşağıdaki bilgiler detaylı şekilde yer alır:
- TCKN
- Üye Numarası
- İsim ve Soyisim
- Noter Bilgisi
- Yevmiye Numarası
- Tebliğ Tarihi
- Durum (Geçerli veya Geçersiz)
- Açıklamalar
- Teslim Şekli
Raporda ayrıca, toplam imza sayısı, geçerli ve geçersiz imza sayıları ile geçersizlik gerekçeleri net ve anlaşılır biçimde belirtilir. Bu analizler, kulüp yönetiminin karar alma süreçlerine güçlü bir veri desteği sağlar.
